Genel Sekreterlik

ÖĞRENCİ KULÜPLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç̧ ve Kapsam, Dayanak, Tanımlar

Amaç̧ ve Kapsam

MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı, İzmir Ekonomi Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Müdürlüğü’ne bağlı sosyal, kültürel, sanatsal, bilimsel ve sportif etkinlikleri içeren öğrenci kulüplerinin kuruluş̧, isleyiş̧, faaliyet ve denetimine ilişkin esasları düzenlemektir.

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanun’un 47’nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönergede geçen;

a) İEÜ: İzmir Ekonomi Üniversitesini,

b) İlgili Rektör Danışmanı: Öğrenci faaliyetlerinden sorumlu Rektör Danışmanını,

c) Kulüp Danışmanı: Kulübe bilgi, ilgi ve deneyimleriyle katkıda bulunan İzmir Ekonomi Üniversitesi akademik veya idari personelini,

ç) Kulüp defteri: SKS tarafından öğrenci kulüplerine teslim edilen, Öğrenci kulüpleri tarafından tutulması zorunlu olan Genel Kurul kararları, Yönetim Kurulu kararları, gelir-gider kaydı ve demirbaş kaydını içeren defteri,

d) Kulüp Logosu: Üniversite ve kulüp adının tam olarak yer aldığı logoyu,

e) Öğrenci Kulübü: İzmir Ekonomi Üniversitesi öğrenci kulüplerini, topluluklarını,

e) Rektörlük Makamı: İzmir Ekonomi Üniversitesi Rektörlük Makamını,

f) SKS: İzmir Ekonomi Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Müdürlüğünü,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kulüp Organları, Kulüp Danışmanı ve Kulüp Evrakları

Kulüp organları

MADDE 5- (1) Kulüplerin organları şunlardır.

a) Genel Kurul,

b) Yönetim Kurulu

c) Denetim Kurulu

(2) Ek organlar, tüzükte belirtilerek kurulabilir.

Genel Kurul

MADDE 6- (1) Genel kurul, ilgili kulübün tüm üyelerinden oluşur.

(2) Kurulma onayının alınmasının ardından kulüp, ilk genel kurul toplantısını gerçekleştirir ve bu toplantıda yönetim kurulunu seçer.

(3) Genel Kurul, Yönetim Kurulu’nun belirlediği tarihlerde, her öğretim yılında, en az 2 (iki) kez kulüp danışmanının da katılımıyla toplantı düzenler.

(4) Toplantı tarihi ve gündemi, üyelere, danışmana ve SKS’ye en az 15 (on beş) gün önceden yazılı olarak bildirilir.

(5) Genel kurul toplantısında yoklama tutanak altına alınır. (EK-6 Genel Kurul Yoklama Tutanağı)

(6) Genel kurul toplantısında alınan kararlar, kulüp defterine yazılarak yönetim kuruluna imzaya sunulur.

(7) Kararlar, toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Oyların eşit olması durumunda sonucu başkanın oyu belirler.

(8) Her eğitim öğretim yılı bahar dönemi sonunda, Genel Kurul toplanarak bir sonraki eğitim öğretim yılı için başkan, yönetim kurulu ve denetim kurulunu seçer.

(9) Başkan, yönetim kurulu, denetim kurulu, danışman, logo ve tüzük değişiklikleri Genel Kurul Toplantısının salt çoğunluğuyla karar verilir. Başkan seçiminde eşitlik olması durumunda kura yöntemiyle sonuç belirlenir.

(10) Olağanüstü genel kurul toplantısı yapılabilmesi için, Genel Kurul üyelerinin en az yarısının imzasının bulunduğu bir dilekçeyle yönetim kuruluna başvurulur. Başvurunun ardından, toplantı tarihinden en az bir hafta önce yer ve zamanı belirtilecek şekilde olağanüstü genel kurul toplantısı çağrısı yönetim kurulu tarafından yapılır. Olağanüstü genel kurul toplantısında alınan kararlar kulüp defterine işlenir.

(11) SKS tarafından gerekli görülmesi durumunda kulüplerden olağanüstü genel kurul yapması talep edilebilir.

Yönetim Kurulu

MADDE 7- (1) Yönetim Kurulu, kulübün yürütme organıdır.

(2) Yönetim Kurulu, Genel Kurul tarafından seçilen en az 5 (beş), en çok 9 (dokuz) üyeden oluşur ve görev süresi 1 (bir) yıldır.

(3) Yönetim Kurulu seçimleri genel kurulda, kulüp danışmanının üyeler arasından belirleyeceği 3 (üç) kişilik seçim kurulu tarafından yürütülür. Seçim kurulu, yönetim kurulu seçimi için adaylık başvuruları doğrultusunda aday listelerini oluşturur. Oy pusulalarını hazırlar. Kapalı oy açık sayım usulüne göre yönetim kurulu seçimini tamamlar. Sonuçları tutanak altına alır.

(4) Yönetim kurulu seçim sonrasındaki ilk toplantıda başkan, başkan yardımcısı, sayman ve yazman seçer. Başkanın bulunmadığı durumlarda başkan yardımcısı vekalet eder.

(5) Yönetim Kurulu Başkanı, kulüplerin faaliyetlerini, dış haberleşmelerini SKS’ye bildirmek ve onayını almakla yükümlüdür.

(6) Yönetim Kurulu, kulüplerinin faaliyetleri için çalışma grupları oluşturabilir.

(7) Yönetim Kurulu, Genel Kurul veya Olağanüstü Genel Kurul toplantısında toplam kulüp üye sayısının salt çoğunluğunun kararı ile görevden alınabilir.

(8) Kulüp başkanı başka kulüplerde yönetim kurulu veya denetim kurulu üyesi olarak görev yapamaz.

(9) Yönetim Kurulu, her toplantısı ile ilgili olarak tutanak düzenler ve alınan kararları kulüp defterine yazar.

(10) Yönetim Kurulu başkanı kulüp defterini saklamak ve SKS tarafından istendiği takdirde ibraz etmekle yükümlüdür.

(11) Kulübün etkinliklerinde en az bir yönetim kurulu üyesi bulunmalıdır.

Denetim Kurulu

MADDE 8- (1) Denetim Kurulu, kulübün iç denetim organıdır. Bir başkan ve iki üye olmak üzere 3 (üç) kişiden oluşur. Yönetim Kurulu üyeleri denetim kurulunda görev alamaz.

(2) Denetim Kurulu, kulüp defterini, kulüp faaliyetlerine ilişkin kararları ve satın alınan demirbaş eşyanın SKS’ye bildirerek kayda geçirilip geçirilmediğini kontrol eder. Tespit ettiği hususlarla ilişkin SKS’ye rapor verir.

Kulüp danışmanı

MADDE 9- (1) Her kulübün, İEÜ idari veya akademik personelinden bir kişinin danışman olması gerekir.

(2) Kulüp danışmanları, SKS’ye kulüp kurulma başvurusu sırasında bildirilir. Gerekli hallerdeki danışman değişikliği EK-2’de yer alan form kullanılarak yapılır.

(3) Kulüp danışmanı, kulübün etkinlik taleplerini inceler ve sürecin başlatılması için uygunluk onayını verir.

(4) Kulüp danışmanı, genel kurul toplantılarına gözlemci olarak katılır.

Kulüp evrakı

MADDE 10- (1) Kulüp defteri ve kulüplerin gerçekleştirdikleri etkinliklere ilişkin tüm belgeler kulüp başkanı tarafından muhafaza edilir ve talep edildiğinde SKS’ye teslim edilir.

(2) Kulüp defteri içerisinde yer alanlar aşağıda belirtilmiştir.

a) Karar tutanakları: Genel kurul ve yönetim kurulu tarafından verilen kararlara ilişkin tutanaklardır.

b) Demirbaş kaydı: Kulübün demirbaş̧ eşyalarının kaydını içerir.

c) Kulüp hesapları: Gelir, gider durumunu gösteren muhasebe kayıtlarını içerir.

ç) Güncel Kulüp Yönetim ve Denetim Kurulu listeleri (EK-5): Her eğitim öğretim yılının bahar dönemi sonunda gerçekleşen yönetim kurulu seçimi sonrası güncel kulüp başkanı ve yönetim kurulu listelerinin -bahar döneminin son gününe kadar SKS’ye teslim edilmesi gerekir. Eğitim öğretim yılı içerisinde yönetim kurulunda görev değişiklikleri gerçekleşmesi halinde listelerin güncellenerek yeniden sunulması gerekir. Tüm değişikliklerin kulüp defterine işlenmesi esastır.

(3) Yükümlü oldukları kulüp defterini ve kayıtları tutmayan, eksik tutan, kulüp defterinde ve kayıtlarında yanlış̧ bilgi ve belgelere yer veren, tutmakla yükümlü olduğu defter ve belgelerin talebi halinde danışmanına ve SKS’ye teslim etmeyen öğrenci kulübünün faaliyetleri Rektörlük Makamı tarafından durdurulur ve kulüp kapatılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Öğrenci Kulüplerinin Kuruluş ve Faaliyet Esasları

Kulüp kuruluş̧ esasları

MADDE 11- (1) Kulüp kurma başvuruları, her eğitim öğretim yılı derslerin başlangıcından itibaren ilk dört hafta içerisinde yapılır. Belirtilen süre sonrasında yapılan başvurular, değerlendirmeye alınmaz.

(2) Kulüp kurmak için gerekli belgeler şunlardır:

a) Öğrenci Kulüpleri Kuruluş̧ Talep Formu ve Kurucu Üye Bilgi Formu (EK-1),

b) Danışman Kabul Formu (EK-2),

c) Türkçe ve İngilizce Kulüp Tüzük (EK-3),

ç) Vektörel ve en az 1920x1080 piksel çözünürlükte Türkçe ve İngilizce Kulüp Logosu Taslağı

d) Kulüp Faaliyet ve Bütçe Planı (EK-4)

(3) Öğrenci kulüplerine kurucu üye olabilmek için İEÜ’de ilgili eğitim öğretim yılı güz döneminde kayıt yenilemiş olmak şarttır.

(4) Öğrenci kulüplerinin kurulabilmesi için en az 20 (yirmi) kurucu üye ile başvuru yapılması gerekir.

(5) Kulüpler, kuruluş amaçlarına ve faaliyet alanlarına uygun isimler almalı ve aldıkları isme uygun faaliyetler gerçekleştirmelidir. Benzer uğraş alanları ve amaçları olan kulüpler kurulamaz.

(6) 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 54’üncü maddesi gereğince, disiplin cezası almış olan öğrenciler kulüp başkanlığı görevini üstlenemez.

(7) Kuruluş için doldurulması zorunlu olan tüm başvuru belgeleri, kulüp danışmanının ıslak imzası ile SKS’ye iletilir.

(8) Kuruluş başvuruları SKS tarafından değerlendirilir.

(9) Başvuruların Rektörlük Makamı tarafından onaylanması sonrasında, açılması istenen kulüp faaliyetlerine başlayabilir.

Faaliyet esasları

MADDE 12- (1) Öğrenci kulüpleri, tüm etkinliklerinde ilgili mevzuat ve kararlara uymak zorundadır.

(2) Öğrenci Kulüpleri, İEÜ’nün vizyon, misyon ve politikalarına uygun faaliyette bulunmaları gerekir.

(3) Kulüpler, düzenledikleri faaliyetler ve tüm işleyiş (kuruluş, üyelik vb.) süreçlerinde, kulüp ve faaliyetleri ile ilgilenen bütün öğrencilerin, imkanlardan eşit ve düzenli bir şekilde yararlanmalarını sağlamakla yükümlüdür. Din, dil, ırk, etnik köken, milliyet, cinsiyet ve benzer nedenlere dayalı olarak ayrımcılık yapılamaz.

(4) Kulüplerin kendi çalışma kapsamına giren faaliyetlerde bulunması esastır. Kendi faaliyet alanının dışına çıkan etkinlikler var ise ilgili kulüpler ile iş birliği gerçekleştirebilirler. Sosyal sorumluluk projeleri niteliği taşıyan faaliyetleri tüm kulüpler iş birliği gerekmeden gerçekleştirebilir.

(5) Kulüp üyeleri, kulüp faaliyetlerinden kendi nam ve hesabı için maddi kazanç elde edemezler.

(6) Kulüplerin varlığını sürdürebilmesi için aşağıda belirtilen koşulları yerine getirmeleri gerekmektedir:

a) Kuruluş amaçlarına uygun olarak güz döneminde en az bir ve bahar döneminde en az bir etkinlik olmak üzere toplam en az 2 (iki) etkinlik gerçekleştirmek.

b) Her eğitim öğretim yılında en az 2 (iki) yönetim kurulu toplantısı gerçekleştirmiş olmak.

c) Kulüp bünyesinde en az 20 (yirmi) üyenin kayıtlı olması.

ç) İEÜ tarafından davet edildikleri toplantılara, kulübü temsilen yönetim kurulundan en az bir kişinin katılım sağlaması.

(7) Kulüplerin kulüp defterini, her eğitim öğretim yılı sonunda SKS’ye teslim etmesi zorunludur.

(8) Kulüpler, üniversite içi ve dışında düzenleyecekleri her etkinlik için “Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Talep Formu”nu (EK-7) doldurarak etkinlikten en az 15 (on beş) gün önce danışman onayı ile birlikte SKS’ye başvuruda bulunurlar. Başvuru sırasında etkinliğe ilişkin tüm detaylar (yer, zaman, duyuru, bütçe, konuşmacı ismi, konu vb.) eksiksiz belirtilir.

(9) SKS’den onayı alınmamış etkinlikler gerçekleştirilemez ve duyurulamaz.

(10) Üniversitenin öğrenci kulüpleri, sosyal medya hesaplarında İEÜ’nün vizyon, misyon ve politikalarına, ilkelerine aykırı paylaşımlarda bulunamaz.

(11) Öğrenci kulüpleri etkinliklerini yapmak için Rektörlük Makamı izni doğrultusunda ayni ya da nakdi sponsorluk desteği alabilir. Sponsor firma/kişi ile “Sponsorluk Sözleşmesi” (EK-8) yapılması ve sözleşmede sponsorluk şartlarının eksiksiz olarak yer alması gerekir.

(12) Kulüp etkinlikleri için yapılacak tüm satın alım işlemleri, SKS tarafından yürütülür.

(13) Kulüplerde eğitmen, antrenör vb. görev alan kişiler Rektörlük Makamı izni sonrasında kulüplerde çalışmalar başlatabilir. Görev alacak kişilerde eğitmenlik veya antrenörlük belgesi şartı aranır.

(14) Tüzük, kulüp adı ve logo değişikliklerinin kulüp genel kurulunda karara bağlanması, SKS’ye karar metni, danışmanın onayı, ilgili bilgi ve görsellerin yer aldığı bir dilekçe ile başvurulması gerekir. Değişiklikler, Rektörlük Makamı onayı alındıktan sonra yürürlüğe girer.

(15) Düzenlenen geziler için geziye katılan tüm kişilere “Gezi Taahhütnamesi” imzalatılır (EK-9).

(16) Her etkinlik sonunda etkinliği düzenleyen kulüp tarafından katılımcılara Etkinlik Memnuniyet Anketi uygulanır (EK-10).

(17) Etkinliğin ardından Etkinlik Sonuç Raporu’nun 10 (on) iş günü içerisinde kanıt doküman ve görsellerle birlikte SKS’ye teslim edilmesi gerekir (EK-11).

(18) Kulüp faaliyetlerine ilişkin her konuda başvuru makamı SKS’dir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Öğrenci Kulüplerine Üyelik, Üyelikten Ayrılma ve Üyelikten Çıkarılma

Üyelik

MADDE 13- (1) İEÜ’de ilgili eğitim öğretim yılı güz döneminde kayıt yenileyen öğrenciler kulüp üyesi olabilir. Bir öğrenci birden fazla kulübe üye olabilir.

(2) Bir kulübe üye olmak isteyen öğrenci, başvurmak istediği kulübün talep ettiği bilgileri sağlamakla yükümlüdür. Kulüp bu bilgileri saklar.

(3) Öğrenciler, kulüplere eğitim öğretim yılı boyunca üyelik başvurusunda bulunabilir.

(4) Üyelik başvuruları, kulüp başkanları tarafından incelenip ret ya da kabul edilir. Reddedilen başvurularda sebep belirtmek zorunludur.

(5) Kulüpler tüzüklerinde belirtilen ölçütlere uygun bir şekilde üye başvuru ve kabul sürecini değiştirebilir.

(6) Üye bilgileri, “Kişisel Verileri Koruma Kanunu” (KVKK) kapsamında gizlilik esasıyla korunur.

(7) Her eğitim öğretim yılı sonunda üyelerin üyelikleri kendiliğinden sona erer. Başkan ve yönetim kurulu üyelerinin hakları saklıdır.

Üyelikten ayrılma

MADDE 14- (1) Kulüp üyeliğini kendi rızası ile sonlandırmak isteyen üyeler, kulüp yönetim kuruluna başvurarak istedikleri herhangi bir zaman üyelikten ayrılma hakkına sahiptirler.

Üyelikten çıkarılma

MADDE 15- (1) Kulüp içerisindeki huzuru bozanların, kulübün amaçlarına aykırı davranış sergileyenlerin, kulübü kişisel çıkarları için kullanmak isteyenlerin üyelikten çıkarılmaları kulüp yönetim kurulunun teklifi üzerine kulüp genel kurul kararı ile gerçekleşir.

(2) Kulüp tüzüğünde belirtilen hususlar çerçevesinde kulüpte etkinlik ve toplantılara geçerli mazeret göstermeksizin en az üç kez katılmayan üyelerin, kulüp yönetim kurulu kararı ile üyelikleri sonlandırılabilir.

(3) Üyelikleri sonlandırılanların, üyelik sonlandırılma nedenleri kulüp yönetimi tarafından kişilere bildirilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Mali Esaslar, Fesih ve Kapatma

Mali esaslar

MADDE 16-(1) Kulüplerin bütçeleri, İEÜ tarafından belirlenir.

(2) Kulüplerin bütçelerine ilaveten kulüp gelirleri, kulüplerin kendi girişimleri ile temin ettikleri sponsorluk gelirleri ve düzenledikleri etkinlikler için katılımcılardan İEÜ tarafından düzenlenen fatura karşılığı aldıkları katılım bedellerinden oluşur.

(3) Kulüpler gelir ve giderlerine ilişkin tüm belgeler sayman tarafından kulüp defterine işlendikten sonra Rektörlük Makamında muhafaza edilmek üzere SKS’ye teslim edilir.

(4) Sponsorluk gelirleri, kulüplerden biri ile bir kurum veya kuruluş arasında imzalanan sponsorluk sözleşmesinde belirtilen tutarı ve Katma Değer Vergisini (KDV) içerir. İlgili kurum veya kuruluş tarafından, İEÜ tarafından belirlenen hesaba yatırılır. Sponsorluk gelirleri, yalnızca ilgili kulüp tarafından kullanılır.

Fesih

MADDE 17- (1) Kulüp başkanı, kulüp kapatma işlemleri için genel kurul kararı ile SKS’ye her eğitim öğretim yılı güz ve bahar dönemleri sonunda başvuruda bulunabilir.

Kapatma

MADDE 18-(1) Bu yönergede belirtilen hususlara aykırı davranan kulüpler, Rektörlük Makamı kararı ile kapatılır.

(2) Fesih olunan veya kapatılan kulüplerin her türlü belgeyi ve demirbaşları kulüp başkanı tarafından SKS’ye teslim edilir.

ALTINCI BÖLÜM

Son Hükümler

Yürürlükten kaldırılan yönerge

MADDE 19- (1) 12/11/2001 tarih ve 01/7 sayılı Senato kararı ve 27.11.2001 tarihli 10/15 sayılı Mütevelli Heyet kararıyla yürürlüğe giren “İzmir Ekonomi Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Yönergesi” yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönerge değişiklikleri

MADDE 20-(1) Bu usul ve esaslarda Senato kararıyla değişiklik yapılabilir.

Yürürlük

MADDE 21-(1) Bu yönerge, Mütevelli Heyeti tarafından kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 22-(1) Bu yönerge hükümleri, İzmir Ekonomi Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.

EKLER:

12.11.2001 tarih ve 01/7 sayılı Senato kararı, 27.11.2001 tarihli 10/15 sayılı Mütevelli Heyet yürürlüğe girmiş olan Üniversitemiz “Öğrenci Kulüpleri Yönergesi” yürürlükten kaldırılarak, bu yönerge 03.04.2024 tarih ve 527-2024/07 sayılı Senato kararı,26.04.2024 tarih ve 88 sayılı Mütevelli Heyet kararı ile yürürlüğe girmiştir.